Nedan visas en bild av ansökningsförfarandet hur det ser ut över året.
Utlysning - I början av juni sker en utlysning om att söka anslag. Det finns nya ansökningsanvisningar för varje år att ladda ner.
Ansökningsperiod - I mitten av juni öppnas det så kallade ansökningssystemet där tidigare registerhållare kan logga in på sina ansökningskonton och nya sökanden kan registrera ansökningskonton. Kontot är sedan beständigt för nästföljande ansökningsperioder.
Sista ansökningsdag – I mitten av september stängs ansökningssystemet vilket innebär att ansökan ska vara inskickad elektroniskt samt att ett särskilt blad ska vara utskrivet, undertecknat och inskickat per post. Det är det undertecknade bladet som utgör den formella ansökan. De som fick anslag föregående år skall i ansökningssystemet bifoga en analyserande årsrapport och en verksamhetsberättelse.
Beredningsprocess – Ansökningarna bereds i två steg. Först går Expertgruppen igenom ansökningarna och sedan går Beslutsgruppen igenom dem och fattar beslut.
Beslut – Beslut fattas om medel i december och slutgiltigt utlåtande/feedback till registren fastställs.
Beslut och utlåtande skickas ut – Det formella beslutsbrevet innehåller ett utlåtande som ger feedback till registret om vad det borde vidareutveckla både om det beviljats medel eller inte riktigt uppnådde de krav som finns för att beviljas medel.
Rekvirering av anslag – Då det formella beslutbrevet kommit registerhållaren till handa kan anslag rekvireras.
