Strukturera möte i samverkans­grupp

I samverkansgrupp har chef och fackliga företrädare en strategisk dialog om verksamhetens och arbetsmiljöns utmaningar och förändringsbehov. De förbereder ärenden om verksamhet och arbetsmiljö inför beslut och uppföljning. Efter dialog i samverkan kan chefen fatta beslut.

Tillika skyddskommitté

En samverkansgrupp kan vara tillika skyddskommitté om parterna är överens om det. Minst ett skyddsombud ska då vara representerat och de ska sammanträda minst en gång var tredje månad. Vid behov kan en företrädare från företagshälsovården eller motsvarande expertis delta.

På dagordningen ska de arbetsmiljöfrågor som regleras i 6 kap. 9 § AML finnas med och i protokollet ska det framgå hur de har hanterats. Det är skydds­kommittén som säkerställer att riskbedömningar görs efter fattade beslut, att handlingsplaner upprättas och följs upp. Andra uppgifter är till exempel planering av nya och ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser eller användning av ämnen som kan föranleda ohälsa eller olycksfall. De ska även planera arbetsmiljöutbildning, rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering samt sköta upphandling och samarbete med företagshälsovård.

Årsplanering

Möten i samverkansgrupp ska planeras utifrån de rutiner som överenskommits i lokalt samverkansavtal. För relevanta och aktuella dagordningar med framförhållning är det klokt att planera utifrån årliga verksamhetsaktiviteter som till exempel verksamhetsplanering, budget, årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete och löneöversyn.

Samverkansgrupp, steg för steg

Inbjudan

Inbjudan med förslag på dagordning ska skickas minst två veckor innan mötet. Parterna har ett gemensamt ansvar att komma in med ärenden och det ska i inbjudan anges när dessa senast behöver komma in. För meningsfulla och effektiva möten är det var och ens ansvar att vara pålästa och väl förberedda inför mötet.

Dagordning

Dagordning med information och underlag behöver skickas ut minst en vecka i förväg. Det ska framgå vilka ärenden som ska beredas genom dialog och vilka som är inför beslut. Det ska vara tydligt vilka frågor som rör verksamheten och arbetsmiljön, samt vilka specifika uppgifter som gäller när samverkansgrupp är tillika skyddskommitté. På mötet fastställer parterna gemensamt dagordningen.

Protokoll

Chef är ansvarig för protokoll. Det ska tydligt framgå om samverkan avslutas antingen vid mötets slut eller i samband med justeringen av protokollet. Protokollet ska färdigställas och justeras i nära anslutning till mötet.

Kommunikation

Information och beslut från samverkansgrupp behöver kommuniceras till medarbetarna. Tydlig kommunikation från olika nivåer i samverkansstrukturen bidrar till en mer enhetlig och begriplig organisation. Det främjar en hälsosam och trygg arbetsmiljö genom att minska medarbetarnas känsla av oro och stress, som annars kan uppstå när det råder osäkerhet och bristande klarhet kring beslut och riktlinjer.

Verktyg och stöd

Samverkstan är ett verktyg för chefer och skyddsombud att tillsammans i vardagen få i gång det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Samverkstan, Suntarbetsliv

Suntarbetsliv erbjuder även en grundutbildning i systematisk arbetsmiljöarbete till chefer och skyddsombud.

Arbetsmiljöutbildning, Suntarbetsliv

Lärande exempel

Hässleholms kommun har tagit fram en checklista som du kan inspireras av och använda.

Checklista för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, Hässleholms kommun (PDF) Pdf, 132 kB.

Centralt samverkansavtal om samverkan och arbetsmiljö