Inför upphandling, checklista

• Involvera slutanvändaren, till exempel genom intervjuer och enkäter, fråga både öppna och slutna frågor, lyssna, dra slutsatser och gör en god analys.
• Identifiera hela myndighetens behov, så att inte olika förvaltningar har olika avtal
• Hållbarhetskrav beakta miljömål, uppförandekod och andra åtaganden avseende sociala krav
• Specifika utmaningar att lösa, vad fungerar bra idag och vad behöver utvecklas? Hur står sig vår kommun eller region jämfört med övriga landet?

Undersök om det finns relevant faktaunderlag i databasen Kolada med nyckeltal för kommuner och regioner.

Databasen Kolada

Marknadsanalysen är en förutsättning för att kunna utforma ändamålsenliga krav i upphandlingsdokumentet och genomföra upphandlingen under god konkurrens.

Marknadsanalys inför upphandling, Upphandlingsmyndigheten

2. Dialog med leverantörer, och användare

För en god dialog med leverantörer och användare genom till exempel att bjuda in till informationsträffar där planerade upphandlingar presenteras med mera. Att även kommunicera sina långsiktiga mål, som till exempel att bli fossilfri om 20 år, möjliggör utveckling för leverantörer.

Tidiga dialog, Upphandlingsmyndigheten

Samverkan med brukare och patienter i upphandlingsprocessen

Samverkan med utförare i upphandlingsprocessen

3. Gör en risk- och konsekvensanalys

En väl genomarbetad riskanalys är en nyckelfaktor för en lyckad upphandling. Till det kommer också att göra en analys av tänkbara konsekvenser.

Riskanalys, Upphandlingsmyndigheten

Analysstöd - att värdera information från uppföljning

Använd verktyget Fyrfältaren när du ska göra en riskanalys

Fyrfältaren är ett lättanvänt diagram med två värdeaxlar. Verktyget hjälper dig att prioritera ditt arbete. Det kan exempelvis användas för att göra en riskanalys utifrån sannolikhet och konsekvens.

Prioriteringsstödet Fyrfältaren

4. Ta lärdom av erfarenheter från tidigare upphandlingar

Att upphandla är ett ständigt utvecklingsarbete. Erfarenheter från tidigare upphandlingar ger grundförutsättningar för detta arbete. Det kan handla om den egna organisationens arbete, upphandlingsdokumentet och kontrakts utformning, uppföljning av avtalsvillkor och eller
kontakter med leverantörer.

5. Identifiera syftet med upphandlingen

• Ställ frågan vad vill vi uppnå med upphandlingen?
• Är det något som inte fungerar idag eller nya utmaningar som påverkar vårt behov?

6. Finns det ramavtal för behovet?

Undersök alltid först om det finns ett ramavtal som täcker det aktuella behovet. Det kan vara kommunens eller regionens egna avtal, eller avtal via olika samarbeten eller inköpscentralens avtal.

Ramavtal, Adda

7. Välj ett upphandlingsförfarande

Det är den upphandlande myndigheten som väljer vilket upphandlingsförfarande som är lämpligt för respektive upphandling. Valet av förfarande styr bland annat i vilka steg upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om myndigheten eller enheten får förhandla med anbudsgivarna eller inte.

Välja upphandlingsförfarande, Upphandlingsmyndigheten

8. Beräkna uppskattat värde av upphandlingen

Värdet av det som ska anskaffas avgör vilket förfarande du kan använda. Det är tröskelvärdenas beloppsvärde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de nationella reglerna enligt 19 kap. LOU.

Beräkna värdet av upphandlingen, Upphandlingsmyndigheten

9. Policy, program med mera (styrdokument)

De principer som ska gälla i upphandlingen formuleras till exempel i konkurrensplan, upphandlingsplan, upphandlingspolicy och program för uppföljning av privata utförare.

Exempel på program

Fullmäktiges program för uppföljning av privata utförare, exempel

Kommuner och regioners policy och strategier

Varje kommun och region tar fram sin egen konkurrensstrategi, upphandlingspolicy med mera. De flesta har publicerat dem på sina webbplatser.

10. Nästa steg är upphandlingsprocessen

Gör ett upphandlingsdokument, checklista