Publicerad 16 maj 2022

Automatisering inom äldreomsorgen för effektivare administration 

För att kunna frigöra resurser till den faktiska omsorgen om äldre kan digitalisering och automatisering av administrativa processer vara en väg framåt. Tiden som frigörs innebär att arbetskraft kan ställas om till andra processer, till exempel stöd till de äldre. 

Utvecklingen i samhället har gått från analog och manuell till digital och automatisk. Det innebär att nya arbetssätt har blivit möjliga. För att kunna genomföra en sådan förflyttning inom äldreomsorgen behöver befintliga processer ses över för att bedöma om de behövs, behöver förändras eller kan digitaliseras och automatiseras.

Automatisering av processer är inte enbart en teknisk fråga. En stor del av arbetet är ett strategiskt förändringsarbete som kräver systematik och förändringsledning.

Lyckad automatiseringsprocess

Vägen till och arbetet med automatisering kan se olika ut. Därför har kommuner med erfarenhet av automatisering startat från olika steg i processen men alla har en gemensam bild över de viktigaste delarna som ingår i en lyckad process.

Processen innehåller:

  • Förberedelser: till exempel tydliggör syfte, gör en nyttorealiseringsplan.
  • Organisatoriska förutsättningar: till exempel kunskap om verksamhetens processer, behov och utmaningar.
  • Val av processer: till exempel testa i liten skala, prioritering.
  • Förändringsledning för realisering av nyttan: till exempel förbered och involvera medarbetare, mät och följ upp.

Hela processen finns i rapporten Automatiserad ärendehantering: Att frigöra tid för värdeskapande arbete.

Automatiserad ärendehantering

Termer och begrepp inom automatisering

AI - Artificiell intelligens

Efterliknar mänsklig intelligens främst kognitiva funktioner, förmåga att lära sig av tidigare erfarenheter, förstå språk, lösa problem, planera en sekvens av handlingar och att generalisera. Exempel på automatisk informationshantering är att kommuner har en chatt-bot som hjälper allmänheten med att svara på de vanligaste frågorna.

Automatisering

Innebär att man utformar en process så att den går av sig själv - den blir automatisk.

E-arkiv

Funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. Exempelvis att lagra handlingar elektroniskt vilket innebär att de inte behöver skrivas ut och arkiveras analogt.

E-tjänst

En webbaserad tjänst, där den enskilde kan komma i kontakt med socialtjänsten digitalt. Exempelvis val av utförare inom hemtjänsten eller ansökan om anhörigstöd.

RPA - Robotic Process Automation

Digitala medarbetare som upprepar det som en fysisk person utför i ett eller flera system.

Goda exempel och inspiration

Automatisering, ekonomiskt bistånd

SKR har sedan flera år tillbaka arbetat med ett antal kommuner i automatisering av ekonomiskt bistånd. Mycket av kommunernas erfarenheter av arbetet är generellt och går att använda vid automatisering inom äldreomsorgen.

Automatisering ekonomiskt bistånd

Automatisering av arbete

Den globala automatiseringspotentialen bedöms vara närmare 50 procent inom ett par decennier. Få yrken bedöms emellertid kunna automatiseras i sin helhet. Däremot kan de flesta yrken automatiseras till viss del. I svenska kommuner och regioner är det sannolikt arbetsuppgifter inom områden som administration, ekonomi, service, transport och teknik som kommer att påverkas i störst utsträckning. En rapport från 2018.

Automatisering av arbete - möjligheter och utmaningar för kommuner, landsting och regioner

Seminarium

Automatisering till vilken nytta?

Seminarium som belyser vilka nyttor automatisering av processer kan ge för verksamheter inom äldreomsorgen. Flera av modellkommunerna i Kompetenscenter välfärdsteknik delar med sig av erfarenheter och tankar om nyttorna med automatisering ur olika perspektiv. Medverkande Jonas Frantzich Olsson, Lunds kommun, Roger Granat, Uddevalla kommun, Karin Wikgren, Skellefteå kommun, Johanna Linde, Grästorps kommun, Aina Bleikvassli, Övertorneå kommun, Elisabeth Kjellin och Katarina Pihl SKR:s Kompetenscenter välfärdsteknik. Längd: 1 timme

Introduktion till automatisering inom äldreomsorgen

Hur bygger man upp en organisation för att strukturerat och kontinuerligt arbeta med automatisering av processer. Seminariet riktar sig till kommunal äldreomsorg som ska inleda eller påbörjat ett systematiskt arbete med automatisering. Medverkande: Sandra West projektledare Lunds kommun, Anna Borgius Vård- och omsorgsdirektör, Lunds kommun, Karin Wikgren enhetschef digitala kontoret, Skellefteå kommun, Johanna Linde digitaliseringscoach, Grästorps kommun, Katarina Pihl projektledare, SKR:s Kompetenscenter välfärdsteknik. Längd 1 timme.

Vad innebär automatisering inom äldreomsorgen?

Inspirationsseminarium om hur man på olika sätt kan påbörja arbetet med automatisering. Vad behöver göras inom äldreomsorgen för att kunna automatisera de administrativa processerna? Medverkade gjorde: Dick Lindberg, utredare Socialstyrelsen, Johanna Linde, digitaliseringscoach Grästorps kommun, Annika Londono Öst, programansvarig SKR, Ulrica Runemar, utredare SKR samt Katarina Pihl och Elisabeth Kjellin från SKR Kompetenscenter välfärdsteknik. Längd 1 timme.

Lärande exempel

Grästorp är en kommun som ligger i framkant när det gäller digitalisering inom äldreomsorgen men det har saknats ett strukturerat arbete med automatisering av processer för matdistribution. Det gjorde att personalen blev tvungna att komma på nya sätt för att spara tid och effektivisera arbetet samtidigt som kommunen kunde erbjuda kunderna god kvalitet.

Effektivare matdistribution genom automatisering i Grästorp

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Eva Sahlén
    Konsult

Kontakta oss

Kontaktformulär SKR