Kärnprocessen: Realisera och följa upp

Börja planera det fortsatta arbetet, vilket företrädesvis genomförs i projektform med ett eller flera projekt beroende på omfattning och organisationens storlek. Se till att arbetsgrupper bemannas med olika kompetenser för att säkerställa att olika perspektiv tas om hand. Avsätt tid och resurser för att planera och genomföra fördjupad kartläggning och analys av behov, krav, marknad och risker. I vilken ordning aktiviteterna genomförs kan variera och i många fall utförs de parallellt. Aktiviteter behövs också för att komma fram till upphandlingsstrategi, strategi för kommande avtal och beslut om totalentreprenad, del eller helt egenutveckling.

Råd

• Förbered fortsatt arbete genom att gå igenom Upphandlings­myndighetens inköpsprocess.
  
  Inköpsprocessen steg för steg, UHM
• Använd SKR:s checklista "Inför upphandling" som stöd.
  
  Inför upphandling, checklista
  
• Ta stöd av vägledningens HUKI för att bemanna arbetsgrupper. Värdera om ni har specifik kompetens inom IoT/it-upphandling inom er organisation. Om inte överväg att ta in konsult som stöd och för att lära.
• Gör en grov planering för zonerna "förbereda", "upphandla" och "realisera". Detaljera tid- och aktivitetsplan för de olika stegen när det är aktuellt.
• Om organisationen inte redan har etablerat kontakt med andra kommuner / regioner är det av stor vikt att göra det nu.
• Sök kontakter och goda exempel via Dela Digitalt.
  
  DelaDigitalt
  

Exempel, välfärdsteknik

I detta exempel finns specifika råd och rekommendationer kring välfärdsteknik.

Välfärdsteknik, strategiska val kring om­fattning

I Vägledning upphandla välfärdsteknik 3.0 finns en checklista som stöd för att uppnå en trygg leverans (sidan 77–78)

Upphandling av välfärdsteknik 3.0

Kartlägga och analysera är viktig för det fortsatta arbetet. Ni utgår ifrån resultatet av arbetet i delprocesserna Identifiera och Specificera och planera. Det ni ska göra är att uppdatera, fördjupa och detaljera tidigare kartläggningar, analyser och risker. Syftet med fördjupningarna är att få kontroll över och förståelse för vilka krav, villkor och kriterier som senare ska formuleras i upphandlings­dokumentationen. Resultatet är också underlag till beslut om upphandlings­strategi.

Det kan också underlätta internt samarbete då ni blir uppmärksammade på vilka olika leveranser som behövs från aktörer inom organisationen. Det kan vara bra att skapa en behovs -och kravlista som uppdateras kontinuerligt och används under arbetet för att minska risken för att behov och krav inte omhändertas.

Det är viktigt, precis som i tidigare skeden i processen, att kompetenser och tid avsätts till detta kart­läggnings- och analys­arbete. Tänk på att om för lite resurser avsätts för kartläggning och analys så riskerar zonerna upphandling och realisera att vila på osäker grund och kan kräva mer tid och resurser för att genomföra.

Exempel på underlag som behöver fördjupas:

• Nulägeanalys
• Behovsanalys och målgruppsbeskrivning
• Marknadsanalys och dialog
• Riskanalys

Gå igenom ert valda business case och komplettera med kunskap från fördjupning och detaljering av till exempel nuläge-, behov- och marknadsanalys.

Upphandlingsmyndigheten beskriver konkret de olika stegen i fasen Kartlägga och analysera ur ett upphandlings­­perspektiv. På Upphandlings­­myndighetens webbplats finns fördjupade vägledningar och exempel på hur de olika stegen kan genomföras.

Förbered upphandlingen, UHM

Frågeportalen, UHM

Fördjupad nulägesanalys

I delprocessen "Identifiera" påbörjades nuläges­kartläggningar som nu i denna delprocess behöver fördjupas och detaljeras inom till exempel följande områden:

• Beroenden till andra verksamheter, projekt, befintliga system.
• Arkitektoniskt nuläge avseende it, verksamhet, infrastruktur, GIS med mera.
• Dela data/öppen data.
• Arbetsrätt och arbetsmiljö.
• Förändring i arbetsformer och arbetssätt.

Exempel IoT

När det gäller IoT-tjänster kräver de ofta avtal med flera involverade parter. Hur avtal hänger ihop är en del i en nuläges­kartläggning. Det kan till exempel vara:

• Leverantör av sensorer (ofta flera leverantörer)
• Leverantör av drift, installation, service av sensorer (kan vara flera leverantörer)
• Leverantör av drift och/eller förvaltning för ”vanlig” it
• Leverantör av brukarapplikation (det som i RefARK kallas tillämpning)
• Leverantör av som sköter drift och/eller förvaltning av mellanvara, tex IoT-tjänst eller IoT-plattform
• Leverantör av konnektivitet (mobil­operatör, stadsnät, etcetera)

För en välfungerande IoT-miljö behöver avtalen för respektive del hänga ihop. Respektive leverantörs ansvar behöver vara tydligt definierade så att helheten fungerar. Ett troligt scenario är också att leverantörer har olika avtalstider och/eller att leverantörer tillkommer eller tas bort under IoT-tjänstens livstid, därför är det viktigt att i varje avtal skapa en flexibilitet. Denna flexibilitet kan bestå i olika saker, till exempel:

• Deltagande i förvaltningsforum.
• Möjlighet till omförhandlande av omfattning av avtal (och då i definierade delar) eller avslut av vissa tjänster i ett avtal.
• Exit-strategier, vad händer när beställare och leverantör avslutar avtalet (vilken information ska överlämnas och på vilka format).
• Krav kring utveckling av tjänster till leverantörens lösning.

RefARK Principkatalog, Inera

RefArk Kravkatalog, Inera

Sveriges dataportal, DIGG

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS), Riksarkivet

Checklista systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)

Utbildning: Förändringsledning välfärdsteknik – hur gör man?

Förändringsledning i tre steg, Ekonomistyrningsverket

Handbok förändringsledning, Region Östergötland (PDF)

Fördjupad behovs­analys och målgrupps­beskrivning

Ni kan göra en fördjupad behovskartläggning utifrån ingående behov i beslutat business case. Öka kunskapen om behoven och få med mer detaljer så att ni förstår det verkliga problemet. Metoderna är de samma, till exempel intervjuer, workshops och observationer av användare i deras vardag för att förstå problem, behov och beteenden på ett djupare plan. Det är viktigt att ni hela tiden återkommer till vilka behov som ska tillgodoses vid införandet av IoT-tjänst, och när detta ska ske. Det gäller både vilka typer av behov som ska prioriteras, och i hur funktionskrav formuleras, krav på användbarhet, uppdelning mellan funktioner som ska vara krav och funktioner som kan utgöra tilldelningskriterier etcetera.

Att ta fram en målgrupps­beskrivning har beskrivits tidigare i delprocessen "Identifiera". I detta steg kan ni behöva ta ett omtag alternativt fördjupa eller förtydliga mål­gruppen(erna) för den tänkta IoT-tjänsten. En målgrupps­beskrivning bör beskriva mål och kritiska beteende­mönster hos potentiella användare för att säkerställa att organisationen upphandlar rätt tjänst med hög grad av användbarhet.

Det är vanligt att en verksam­hets olika yrkesroller har skilda behov av tjänster. En målgrupp som ofta glöms bort är system­administratörer, de som i framtiden ska administrera och anpassa tjänsten till verksamheten. Tjänster som är svåra att administrera är ofta en stor källa till irritation och försämrad arbetsmiljö. Med IoT-tjänster tillkommer också ofta nya användar­grupper, till exempel:

• Servicetekniker som ska serva sensorer
• Installatörer som ska installera sensorer
• Övervakningspersonal (övervaka sensorer och informationsflöden)

Exempel Välfärdsteknik: Kartlägga nuläge

Behovsanalys, UHM

Viktningsmodell användbarhet (Excel) Excel, 29 kB.

Upphandlingsstrategi

Syftet med upphandlings­strategin är bland annat att tydliggöra syfte och mål med upp­handlingen baserat på tidigare förberedelser så som nulägeanalys, behovsanalys och marknadsanalys. En upphandlingsstrategi syftar också till att förankra upphandlingens innehåll, omfattning och metod hos er som beställare och andra intressenter.

Exempel på innehåll i en upphandlingsstrategi är:

• Bakgrund, syfte och mål med upphandlingen (med eventuell hänvisning till de tidigare analyserna)
• Strategi och metodval (exempelvis upphandlingsförfarande, avtalstyp och avtalstid, utvärderingsgrund och kravinriktning)
• Upphandlingsprojektets delmoment och tidplan samt projektorganisation

Utifrån de tidigare analyserna behöver ni göra en bedömning av vilka upphandlings­förfaranden som är lämpligast och möjliga utifrån till exempel upphandlingens komplexitet och upphandlingens värde.

Observera: Uppdelning av upphandlingen inte tillåten

Det är inte är tillåtet att dela upp en upphandling för att värdet på inköpet ska understiga tröskelvärdena.

Beräkna värdet på upphandlingen och välja upphandlingsförfarande, UHM

Välja upphandlingsförfarande, UHM

Alternativa upphandlingsförfarande

Råd

• Gör ett genomtänkt val avseende hur stora resurser som detta kartläggningsarbete ska tilldelas.
• Gör ett strategiskt val av vilka kompetenser och aktiviteter som kan behövas för att kartlägga behovsbilden och säkra användbarheten i det som ska upphandlas.
• Behöver arbetsgrupp utökas förändras?
• Uppdatera behovslista och kravlista kontinuerligt.
• Ha en kontinuerlig och nära dialog med marknaden. Iaktta särskilt LOU:s grundprinciper om likabehandling och öppenhet i dialogen.
• Med IoT-tjänster följer också behov av nya arbetsformer och arbetssätt kring installation, service och underhåll. Besluta hur behovet ska tillgodoses.

I Upphandlingsmyndighetens Inköpsprocess zon1 och denna väglednings steg ”Kartlägga och analysera” har ni tagit beslut om olika vägval. Nu ska upphandlings­dokumentationen färdigställas. Vilket upphandlings­förfarande som ni använder påverkar hur upphandlingen genomförs. Zonen Upphandla en IoT-tjänst skiljer sig inte från andra upphandlingar. Därför hänvisar vi främst till organisationens gängse upphandlingsrutiner för detta steg. Upp­handlingsmyndigheten har både översiktliga och detaljerade vägledningar samt support som underlättar för den upphandlande myndigheten att göra rätt.

Aktiviteter som ingår i zonen Upphandling

• Utforma upphandlingsdokument
• Annonsera upphandlingen
• Pröva och utvärdera anbuden
• Tilldela avtalet
• Avsluta upphandlingen

Genomför upphandlingen, UHM

Upphandlingsdokument, krav

Ge anbudsgivarna en tydlig bild av förutsättningar och verksamhetens uppdrag. En kort beskrivning av kommunen/regionen, hur organisationen ser ut och var i organisationen upphandlingen sker. Det som kan synas självklart för kommunen/regionen kan behöva beskrivas tydligt och förutsättningslöst för anbudsgivarna så att de har god förståelse för kontexten som upphandlingen genomförs i. Ta med viktiga förutsättningar som till exempel eventuella förändringar av kommunens/ regionens uppdrag, ge hänvisningar till förändringar till exempel av SKR framtagna rekommendationer, lagar eller liknande. Beskriv vilka verksamhets­områden som är aktuella och eventuell framtida "uppskalning" samt den totala omfattningen. Var så tydlig som möjligt!

Exempel Välfärdsteknik: Beskriva uppdrag och förutsättningar

Funktionskrav vs detaljkrav

Skriv fler funktionskrav istället för detaljkrav för att ge möjlighet till fler förslag på lösningar. Lösningar som kan ge positiva effekter såsom besparingar, bättre kvalitet och ökad effektivitet samt en bättre konkurrens.

Ett krav behöver vara tydligt så att:

• En anbudsgivare förstår vad som ska levereras, när, hur och på vilket sätt.
• Ni som beställare kan verifiera att leverans ägt rum enligt kravet

En IoT-tjänst kan ställa krav på olika leverantörer. Inte bara den leverantör som upphandlas utan också befintliga driftleverantörer, befintliga mobil­telefoni­leverantörer eller på intern it-organisation. Alla dessa krav behöver sammanställas, dokumenteras, beslutas och verkställas. En konsekvens om detta inte görs är att nödvändiga beställningar hos till exempel it-organisationen inte görs vilket kan försena och fördyra projektet.

Ni behöver skapa transparens i hur leverantören levererar sin IoT-tjänst, till exempel genom krav på dokumentation, granskningar, inspektioner, certificeringar etcetera. Detta behöver framgå i kravspecifikationen.

Funktionskrav i upphandling, UHM

Exempel Välfärdsteknik: Funktionskrav, kravställan

Test och leverans­godkännande

Ingår inte omfattande tester i verklig miljö före tilldelningen så reglera i avtalsvillkoren en tydlig beskrivning av när och hur detta leverans­godkännande ska ske och vad som händer om leveransen inte blir godkänd. Reglera villkoren för leverans­godkännande i upphandlings­dokumentationen.

Exempel på steg för test och leveransgodkännande

Uppföljning av leverantörsavtal

Avtalsuppföljning är ett verktyg för att säkerställa att leverantörer uppfyller de krav och kriterier som ställts under upphandlingen och att ni får det som förväntas under hela avtalsperioden. Hur uppföljningar ska göras och på vilket sätt dessa ska genomföras ska finnas med som krav i upphandlingen.

Upphandlingsmyndigheten ger konkret stöd:

Uppföljning underhållskontrakt, UHM

Avtalsförvaltning och uppföljning – vad innebär det, UHM

I Vägledning upphandla välfärdsteknik 3.0 finns erfarenheter och exempel utifrån välfärdsteknik (sidan 72 ff.).

Upphandling av välfärdsteknik 3.0

Annonseringstid

Ju mer innovationsinriktad och komplex upphandlingen är, till exempel omfattande olika funktioner, olika verksamhetsområden, etcetera desto längre annonserings­tid kan behövas för att få in fler och väl utformade anbud. Många upphandlingar genomförs under stor tidsnöd och det kan vara frestande att ha kortast tillåtna annonserings­tid, vilket alltså avrådes från. Ni gör ett medvetet val av hur lång annonseringstid som krävs, utifrån hur komplex upphandlingen är och hur lång tid leverantören kan antas behöva för att utarbeta ett anbud.

Frågor att ta ställning till

Upphandlingsdokumenten fastställs med stöd av det arbete som genomförts. Samtliga krav som ställts i upphandlingen ska vara förenliga med de grundläggande upphandlings­principerna.

Tabell: Medvetna val i upphandlingen

I tabellen nedan är exempel på frågor att resonera omkring för att ni ska göra medvetna val I Vägledning upphandla välfärdsteknik 3.0 (sidan 35 ff.) kan ni få exempel på vad olika val kan få för konsekvenser.

Råd

• Tänk på krav och kriterier för arkivering och avveckling.
• Vid avslutad upphandling gör en utvärdering/ "lessons learned" för att ta tillvara de erfarenheter ni fått inför nästa upphandling. Dokumentera.

Frågor att reflektera över innan ni tar beslut om upphandlings­dokumentationen

• Har vi gjort en korrekt behovsanalys?
• Bidrar inköpet till kommunens långsiktiga mål?
• Vad har dialogen med marknaden visat?
• Har vi ställt krav som funktion och resultat?
• Har vi en bra och konkret plan för avtalsuppföljning och avtalsförvaltning, att vi får det vi har betalt för?

När ni genomfört upphandlingen och tecknat avtal startar Zon 3 i inköpsprocessen och det är nu det upphandlade avtalet ska realiseras. Det är nu ni ska implementera avtalet i organisationen samt förvalta och följa upp så att ni når de mål som satts upp för upphandlingen. Upphandlings­myndigheten ger vägledning i implementering av avtalet.

Realisera avtalet, UHM

att ett ”lyckat projekt” innebär inte enbart lyckad projektleverans inom utsatt tid, till uppskattad kostnad och önskad kvalitet. Det som gör ett projekt lyckat är när dess resultat har lett till den eller de mätbara förbättringar som avsågs, dvs att nyttan med förändringen är realiserad. Efter genomförda mognadsmätningar hos olika myndigheter kan det konstateras att det är ganska vanligt att förändringsinsatser i organisationer upphör i och med att ett projekt levererar möjliggörare och avslutas. Myndigheterna arbetar oftast inte aktivt för att realisera nyttor eller med uppföljning av förväntade nyttor. Ledningen vet alltså inte med säkerhet vilken nytta som skapas med de förändringsinsatser som bedrivs och ofta tar det längre tid än det skulle behöva göra för att få till en förändring.

Vägledning i nyttorealisering, DIGG