Dialogkommissionen i Botkyrka gör medborgarnas förslag till verklighet

I Botkyrka är vägen från medborgardialog till förändring kort. Att politikerna i Dialogkommissionen har mandat och en särskild budget tillägnad medborgarnas förslag gör att de snabbt realiseras.
– Medborgarnas synpunkter fastnar alltför ofta i byråkratin. Vi har skapat ett system för att förverkliga deras förslag, säger Emanuel Ksiazkiewicz, ordförande för Dialogkommissionen.

Skateramp på skolgården, en skolresa, fler bänkar i området, ett ute-gym och mer belysning för att skapa trygghet. Det är exempel på förslag från Botkyrkas invånare som alla blivit verklighet. Förslagen som lyfts i Botkyrka kommuns medborgardialoger behandlas av ”Dialogkommissionen”, en särskild politisk grupp med ansvar för en budget på fem miljoner per år, enbart avsedd för att realisera medborgarförslagen. Syftet är att skapa en tydlig kedja från invånarnas synpunkter till beslut och förverkligande.

Dialogkommissionen består av 13 ledamöter från alla kommunfullmäktiges partier och speglar valresultatet i kommunen. Tidigare skickade kommunen vidare alla medborgarförslag till de olika nämnderna, och det kunde ta lång tid att följa upp förslagen. Men när samtliga medborgarförslag istället samlas hos en och samma politiska grupp kortas beslutsvägarna betydligt, menar Emanuel Ksiazkiewicz, ordförande för kommissionen, och fortsätter:

– Dessutom får politikerna i Dialogkommissionen en överblick över dialogarbetet i kommunen och vilka frågor som ofta lyfts av medborgarna. Det ger synergieffekter och gör att vi kan ta ett samlat grepp kring återkommande synpunkter, säger han.

Positiva slutsatser

• Att Dialogkommissionen har mandat och budget att besluta om förslag från medborgarna gör att beslutsvägarna kortas och förslagen snabbt blir verklighet.
• Politikerna i Dialogkommissionen får en överblick över vilka frågor som ofta tas upp av kommuninvånarna, och kan ta ett samlat grepp kring frågor som ofta lyfts.
• Korta beslutsvägar där medborgarna informeras om vad som händer med deras förslag ökar transparensen i medborgardialogen.
• De som bor i ett område är de verkliga experterna. När medborgarnas förslag förverkligas stärks inte bara demokratin utan kommunens arbete med att förbättra områdena effektiviseras också.
• När politikerna i Dialogkommissionen arbetar uppsökande sänks trösklarna för att delta i medborgardialogen, och grupper som annars inte skickar in förslag får sin röst hörd.
• Kommunens kontaktnät ökar när fler medborgare får direktkontakt med politikerna i Dialogkommissionen.

Bakgrund – utgångspunkt, syfte och mål

Dialogkommissionen bildades i januari 2019. Botkyrka kommun hade tidigare under många år arbetat aktivt med medborgardialog. Men ett problem återkom: Det fanns ingen tydlig process för hur invånarnas synpunkter skulle tas om hand.

Under flera år pågick en diskussion om hur medborgardialogerna skulle kunna effektiviseras så att invånarnas förslag snabbare skulle kunna förverkligas. En som under många år arbetat med medborgardialog i Botkyrka är Ahmad Azizi, kommunens demokratiutvecklare.

– I våra utvärderingar av medborgardialogerna återkom kritiken att folk lämnar in synpunkter och förslag, men att de inte vet vad som händer med dem. Det fanns en brist på transparens. Synpunkter samlades in men det fanns inget effektivt system för genomförande eller återkoppling, säger han.

Uppsökande dialog och politiskt beslutande organ

Lösningen på problemet blev att göra ett omtag i dialogarbetet. Kommunen började arbeta med uppsökande medborgardialoger under namnet Botkyrkadialogen och kopplade ett beslutande politiskt organ till dialogarbetet, Dialogkommissionen. Medborgardialogerna anordnas i ett område i taget under tre månaders tid. De hålls i bostadsområden och på torg, på fritidsgårdar och seniorboenden. Under dialogerna får medborgarna möta politikerna och komma med förslag på konkreta förbättringar som de vill se i sitt område. Efter varje dialogtillfälle beslutar politikerna i Dialogkommissionen om vilka förslag som ska bli verklighet.

– Vi har 95 000 medborgare i Botkyrka, och varje person är expert på sitt eget område. Med det här arbetssättet får politikerna i kommissionen tillgång till en kunskapsbank som är enorm. När vi tar beslut i kommissionen lägger vi vårt politiska och personliga tyckande åt sidan, det är medborgarnas förslag som är i centrum, säger Emanuel Ksiazkiewicz, Dialogkommissionens ordförande.

Genomförande

I varje område hålls i regel tre dialoger, varav en dialog är öppen. De övriga utgår från olika teman som är viktiga för området. Trygghet, aktiviteter för ungdomar och äldres situation är exempel på teman som återkommit i flera dialoger.

En särskild arbetsgrupp inom kommunledningsförvaltningen ansvarar för det praktiska arbetet med att förbereda, genomföra och administrera de synpunkter som kommer in under medborgardialogerna. Arbetsgruppen leds av demokratiutvecklare Ahmad Azizi. Han menar att nyckeln till att nå framgång är att dialogen inte bara blir en fråga för Dialogkommissionen, utan att hela kommunorganisationen involveras.

– Innan varje dialog tar vi kontakt med förvaltningarna i området för att diskutera vilka teman de tycker vi borde lyfta i dialogen. Därefter föreslår vi teman till politikerna i kommissionen. När förvaltningarna är med i processen från början är de också snabbare på banan med att förverkliga de förslag som kommissionen sedan godkänner, säger han.

Botkyrka har också en områdesstrateg i varje kommunområde. De hjälper arbetsgruppen att ta fram teman till dialogerna, följer förvaltningars åtgärder och presenterar allmän information om områdena på Dialogkommissionens sammanträden.

Politikerna kommer till medborgarna

En viktig princip är att politikerna i Dialogkommissionen kommer till medborgarna för att föra dialog, och inte tvärtom. Vid dialogtillfällena möblerar kommunen med inbjudande soffor på torg eller i bostadsområden och bjuder på fika. Invånare som passerar förbi bjuds in att lämna förslag och politiker och tjänstemän hjälper till att skriva in förslagen på bärbara datorer. För att locka deltagare affischerar kommunen i området, sprider kampanjer i sociala medier och via kommunens webbplats, annonserar i lokaltidningarna och skickar hem flyers till invånarna.

En fördel med att frångå den traditionella mötesformen för medborgardialog är att det finns utrymme för det personliga mötet mellan politiker och medborgare. Men politikerna i Dialogkommissionen är inte där för att debattera partipolitik med invånarna, huvuduppgiften vid dialogtillfällena är att lyssna och samla in medborgarnas åsikter.

Förvaltningar sätter prislapp

Efter dialogerna skickas medborgarnas förslag till de berörda förvaltningarna som får sätta en prislapp på förslaget och ge ett utlåtande om möjligheter och hinder för genomförandet. Därefter kommer förslagen till Dialogkommissionen, där politikerna på fem sammanträden varje år beslutar vilka idéer som ska blir verklighet. Därefter kan förvaltningarna direkt sätta igång med att genomföra förslaget.

Eftersom alla förslag samlas hos Dialogkommissionen har processen för att återkoppla till medborgarna förenklats. Förutom att förslagen presenteras på Botkyrkadialogens webbplats får varje medborgare som lämnat in förslag en personlig återkoppling.

Under pandemiåret 2020 fortsatte dialogerna och möjligheten att lämna synpunkter på en digital plattform.

Detta har arbetet lett fram till – resultat

Sedan starten i januari 2019 har över 700 medborgarförslag tagits emot, och mer än 1 000 Botkyrkabor har deltagit i medborgardialogerna. Hittills har Dialogkommissionen beslutat att förverkliga ett tiotal av förslagen varje år. De korta beslutsvägarna har gjort att förslagen snabbt kunnat genomföras. På så vis har medborgarna fått ett större inflytande och områdena har förbättrats enligt invånarnas åsikter. Men det är inte den enda vinsten, menar Dialogkommissionens ordförande Emanuel Ksiazkiewicz. Att politikerna har mött medborgarna ute på olika platser i kommunen har gjort att fler förslag kommit in från socioekonomiskt utsatta områden.

– Kallar du till ett möte med politikerna i kommunhuset kommer i stort sett samma individer varje gång eftersom det är en ganska hög tröskel att gå på ett sådant möte.

– Vi märkte att nästan alla våra medborgarförslag kom från socioekonomiskt starka områden. När vi istället började arbeta uppsökande fick vi in över hundra förslag från Fittja, ett område där vi inte hade fått in ett enda medborgarförslag på flera år, säger Emanuel Ksiazkiewicz.

Det nya arbetssättet har gjort att politikerna i Dialogkommissionen fått fler kontaktytor med invånarna i kommunens alla områden.

– Distansen mellan politiker och invånare har minskat. Och ju fler kontaktytor vi har, desto större kunskap får vi om hur kommunens områden kan förbättras, säger Emanuel Ksiazkiewicz.

Framgångsfaktorer

• Dialogkommissionen har mandat att besluta och en tillräckligt stor budget för att kunna genomföra flera olika medborgarförslag varje år.
• Politikerna i Dialogkommissionen lägger undan sina politiska värderingar när de beslutar om vilka medborgarförslag som ska bli verklighet. Fokus är på vad som är möjligt att genomföra inom ramen för budgeten.
• Förvaltningarna involveras i medborgardialogen under hela processen för att säkerställa att medborgarnas förslag är möjliga att genomföra.
• Tillräckligt med resurser har avsatts på tjänstemannasidan för att förbereda, genomföra och följa upp medborgardialogen. Det finns en tydlig process för återkoppling till medborgarna om vad som hänt med deras förslag.
• Fokus riktas mot målgrupper som annars inte skickar in medborgarförslag. Dialoger hålls både i centrum och i bostadsområden, men också på fritidsgårdar och seniorboenden.

Fördjupning

Botkyrkadialogen

Utvärdering Botkyrkadialogen 2019 (PDF) Pdf, 2 MB.

Emanuel Ksiazkiewicz
Ordförande för Dialogkommissionen
Botkyrka kommun
emanuel.ksiazkiewicz@botkyrka.se

Ahmad Azizi
Demokratiutvecklare
Botkyrka kommun
Ahmad.azizi@botkyrka.se

Marianne Wladis
Kommunikatör
Botkyrka kommun
marianne.wladis@botkyrka.se