Digitalisering ledde till ett intensivt motiveringsarbete i Landskrona kommun

I Landskrona kommun blev fler självförsörjande när socialtjänsten fick avsatt tid för att jobba med ett intensivt motiveringsarbete. En viktig möjliggörare i detta arbeta var digitalisering och nya arbetsprocesser.

Digitalisering av socialtjänsten i Landskrona kommun effektiviserade arbetet och ledde till att tid kunde frigöras. Denna tid användes till att träffa invånarna, och genom ett intensivt motiveringsarbete ledde det till att fler personer blev självförsörjande. Att socialsekreterarna fick avsatt tid för att jobba intensivt och frekvent med motiveringsarbete anses vara nyckeln som ledde till minskat biståndstagande. Därför är detta arbetssätt infört som en arbetsmetod i kommunen.

Bakgrund

Under 2018 började Landskrona kommun att digitalisera delar inom ekonomiskt bistånd. Innan dess hade socialsekreterarna jobbat administrativt med ekonomiskt bistånd och träffade inte invånarna.

Landskrona valde inte att digitalisera för att minska personal, utan för att effektivisera sitt arbete. Genom att effektivisera arbetet kunde resurser frigöras och användas på annat sätt. Målet var att socialsekreterarna skulle få mer tid till att jobba med invånarna och göra handlingsplaner för att de skulle komma ut i självförsörjning.

Genomförande

Vår resa började 2018 med digitalisering av ekonomiskt bistånd. Innan dess jobbade socialsekreterarna mer administrativt och träffade inte invånaren. I oktober 2018 fick alla socialsekreterare i uppgift att träffa sina invånare och upprätta en handlingsplan och ganska snabbt kunde vi se att antalet hushåll som behövde ekonomiskt bistånd minskade, totalt var det cirka 100 hushåll som blev självförsörjande.

Socialsekreterarna hade under denna tid fortfarande ansvar över att fatta beslut angående ekonomiskt bistånd. Efter att ha samtalat med socialsekreterare förstod vi att det var ett splittrat uppdrag; både att motivera invånaren, hantera grund-ansökningar, ansökningar över norm och besluta om det löpande biståndet varje månad.

Under denna tid hade vi också tagit fram en processbeskrivning för hur digitalisering av vissa processer skulle kunna avlasta i arbetet. Som en del i detta arbete kom vi ganska snabbt fram till att löpande ansökningar som kom in via vår e-tjänst inte kunde vara knutna till någon specifik handläggare utan samlades under ”inkomna ansökningar”. Därför tänkte vi att vi gör likadant med de löpande ansökningarna som kommer in via pappersform. På så sätt behövde inte de löpande ansökningarna tillhöra en specifik handläggare utan ledig resurs kunde ta hand om dem, oavsett om de kom in digitalt eller via blankett.

När vi gick ut med att det fanns möjlighet att ansöka via vår e-tjänst fick vi omgående in 50% av ansökningarna via e-tjänsten. Detta ledde till att ekonomisekreterare fick mer utrymme att hantera resterande pappersansökningar. Genom nya flöden förändrades de interna processerna och efter input från medarbetare beslutade vi även att strukturera upp socialsekreterarnas arbetsuppgifter så att deras arbete skulle kännas mindre uppsplittrat.

Ekonomisekreterare började därför hantera alla löpande ansökningar till beslut och en grupp socialsekreterare skulle enbart jobba med motiverandeinsatser och några socialsekreterare skulle jobba enbart med myndighetsutövning. Genom denna uppdelning kunde varje grupp fokusera på en del av sitt tidigare mer breda uppdrag.

Arbetet med att träffa invånaren fortsatte för den gruppen som jobbade med det. Men träffarna gav inte längre den effekt vi såg i början. Mötena skedde nu en gång i månaden och vi började fundera på mötenas innehåll och om frekvensen mellan mötena spelade roll? Hur kunde vi bidra till att stötta och motivera ännu mer så att fler återigen blev självförsörjande?

Vi kom fram till att mötenas innehåll och frekvens hade stor betydelse för effekten, och avgörande för om den enskilde kom ut i självförsörjning. Därför bad vi alla socialsekreterare att välja ut 15 invånare som de skulle jobba mer intensivt med. Det innebar att de skulle träffa personen minst en gång i veckan (max fem gånger i veckan). Det utökade motiveringsarbetet startades i april 2020 och redan i maj kunde vi se resultat. Hushållen som behövde ekonomiskt bistånd minskade återigen igen.

Även om självförsörjandekurvan inte alltid är brant uppåt så har vi i alla fall lyckats att hålla en ganska jämn nivå. Detta tror vi är resultat av vårt arbete med att frigöra tid och satsa effektivt på motiveringsarbete. Genom digitalisering och ett förändringsarbete kan försörjningsstödet hållas nere, trots att det ökar markant i andra kommuner.

Det här har arbetet lett fram till

Digitalisering och förändrade arbetsprocesser bidrog till frigörande av tid som socialsekreterarna kunde använda till att jobba intensivt med motiveringsarbete. Något som visade sig vara en framgångsfaktor som ledde till minskat biståndstagande. Därför har vi infört effektivt motiveringsarbete som en del i vår arbetsprocess. Från årsskiftet har vi också tagit över det operativa arbetsmarknadsarbetet i kommunen som ett resultat av det arbete vi har bedrivit.

Den största utmaningen har varit att släppa på kontrollen. Att sluta göra saker på samma sätt som man alltid har gjort, vilket kanske inte är så konstigt då man har arbetat med ekonomiskt bistånd på samma sätt i väldigt många år.

I vårt arbete utgår vi ifrån portalparagrafen i socialtjänstlagen och jobbar med att frigöra den enskildes egna resurser. En annan viktig framgångsfaktor är att vi utgår ifrån att alla människor vill och kan bli självförsörjande.