Ett systematiskt helhetsgrepp på integration med siffror i fokus

I Uppsala initierades projekt Agata för att ta ett samlat administrativt grepp om kommunens mottagande av asylsökande och nyanlända med fokus på ekonomi, it-stöd och statistik. Utifrån projektets erfarenheter skapades Agatamodellen, ett sätt att samverka kring komplexa problem.

Exemplet i korthet

Uppsala kommun genomförde mellan 2016-2018 projekt Agata för att få ett samlat grepp om ekonomi, processer, rutiner, statistik och IT-stöd som rör integration och mottagande av asylsökande och nyanlända i kommunen.

Därför gjorde vi det

Projektet startade mot bakgrund av det ökade antalet asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd hösten 2015. Flera av kommunens verksamheter och funktioner berördes av mottagandet, men var och en hade sin egen pusselbit att arbeta med. Det fanns därför ett behov att se till att bitarna gick ihop med helheten och att kommunen fick en samlad bild.

Så gjorde vi

Det tvååriga projektet finansierades med stöd av EU:s Asyl-, Migrations- och Integrationsfond (AMIF). Arbetet i projektet spänner över stora delar av kommun-organisationen och innefattar flera delprojekt:

• Återsökning av statliga ersättningar – rutiner och processer
• Informationshantering – samordning av IT-system
• Statistik ”Integration i siffror”
• Personnummer/Id-koder
• System för bostadsmatchning
  

Projektet blev en framgång och för att tillvarata de bakomliggande framgångsfaktorerna har Agatamodellen tagits fram. Modellen består fem delar; en gemensam vision, verksamhetsnära kunskap, delansvar, befintliga strukturer och engagerad kommunikation.

• En gemensam vision ger förutsättningar för gemensamma uppdrag och mål
• Verksamheternas representanter behöver ha verksamhetsnära kunskap
• Samarbete underlättas av att var och ens delansvar i helheten är tydligt
• Genom att knyta an till befintliga strukturer skapas förståelse, ansvarskänsla och engagemang
• Genom engagerande kommunikation kan komplexa frågor göras begripliga.
  

Dessa fem delar förstärker varandra. Modellen är användbar när flera olika verksamheter behöver samarbeta för att hantera problem eller behov utifrån ett helhetsperspektiv.

Så blev det

Projektet, som avslutades i juli 2018, har uppnått mycket goda resultat. Kommunens
olika IT- och ärendehanteringssystemen har t ex utvecklats för att bättre kunna samverka med varandra och fungera som redskap för statistik, prognoser och planering av exempelvis skola, introduktionsinsatser och bostäder.

Tydliga strukturer och rutiner för kommunens hantering av statliga ersättningar har också utarbetats, vilket bland annat resulterat i att cirka en miljard kronor för olika insatser som kommunen utfört har återsökts och erhållits från staten under projektperioden.

Våra viktigaste slutsatser

Det finns ett flertal faktorer som bidragit till att Agata uppnått sina målsättningar där den viktigaste faktorn är samverkan, mycket samverkan.

Fördjupning

Projekt Agata: Integration i siffror 2016-07-01 – 2018-07-01 (PDF)