Exempel välfärds­teknik: Kartlägga nuläge

Att skaffa sig en god bild av nuläget i organisationen är en del som påbörjas i Identifieraprocessen för att sedan vidareutvecklas, förbättras och detaljeras i specificera- och realiseraprocesserna. Här ges exempel med utgångspunkt i välfärdsteknik. Här förs också resonemang och ges råd kring verksamhetenslokaler, särskilt boende och ordinärt boende.

Kartläggning påbörjas i Identifieraprocessen för att slutligen i realiseraprocessen fungera som underlag för att kunna utforma upphandlingen i relation till behov och nuläge och som underlag för anbudsgivarna. Det är viktigt att ge anbudsgivarna en så tydlig bild som möjligt av tekniska och organisatoriska förutsättningar för den efterfrågade tjänsten.

Verksamhetens lokaler och särskilt boende

En ordentlig kartläggning av nuvarande teknik, både funktioner och infrastruktur, i verksamhetens lokaler är viktig både som beslutsunderlag för de egna vägvalen och som information för anbudsgivarna i en upphandling. Samla och beskriv, i förekommande fall, så fullständig och aktuell information som möjligt om:

• Verksamheterna: Exempel, typ av lokal, storlek, användare.
• Fastigheterna: Om en anbudsgivare ska kostnadsberäkna installationer kan även besök på plats komma att behöva erbjudas. Men så fullständiga ritningar som möjligt är ett bra underlag. Eventuella planer på renovering, om- eller tillbyggnad.
• Planerad utbyggnad: Omfattning och tidplan.
• Nuvarande infrastruktur: Exempel , elektricitet, fast datanät, aktiv utrustning i datanät, eventuellt trådlöst datanät, eventuellt radionät. Ålder och teknisk status på dessa. Eventuellt kommande behov av uppgradering.
• Nuvarande välfärdsteknik: Status och förväntad teknisk livslängd på nuvarande komponenter/tjänst.
• Mobila enheter: Exempel, larmtelefoner och smartphones som personal använder Modell och operativsystem. Planer för anskaffning/utbyte. Eventuell fjärrmanagering av dessa. Viktigt att kartlägga även för eventuella externa användare som kan beröras av upphandlingen.

Råd

Involvera alla berörda roller inklusive fastighetsansvariga, fastighetsägare, kund och övriga användare, och it-/telefoniansvariga i kartläggningen.

Ordinärt boende

Vid upphandling av välfärdsteknikt för ordinärt boende där anbudsgivaren/leverantören ska svara för en helhetstjänst inklusive datakommunikation och eventuellt inklusive trygghetslarmcentral är det viktigt att ge en så tydlig bild av nuläget som möjligt omfattande bland annat:

• Verksamheten: Exempel, antal användare av tjänsten, välfärdstekniken, organisationsstruktur, organiseringen av tex, hemtjänst, larmgrupp
• Nuvarande datakommunikation/ Infrastruktur: Exempel, utbyggnadsgrad av fast bredband. Täckningskartor för mobilt bredband (använd gärna Täckningskollen eller liknande tjänst)
• Nuvarande välfärdsteknik: Exempel, Nuvarande trygghetslarm/annan välfärdsteknik, ägd, hyrd eller köpt som tjänst. Leverantör, typ av utrustning, planer för eventuellt successivt utbyte
• Mobila enheter: Exempel, eventuella larmtelefoner och smartphones som personal använder. Modell och operativsystem. Planer för anskaffning/utbyte. Eventuell fjärrmanagering av dessa. Viktigt att kartlägga även för eventuella externa utförare som kan beröras av upphandlingen.

Råd

Involvera alla berörda roller inklusive kunden och externa användare i kartläggningen.