- Startsida
- SKR
- Tjänster
- Delprocesser
- Realisera och följa upp
Kärnprocessen: Realisera och följa upp
Delprocessen ”Realisera och följa upp” ger stöd i det arbete ni ska göra efter att ni tagit beslut om att realisera ert valda business case. Delprocssen ger framförallt stöd i hur en upphandling ska förberedas, genomföras och realiseras och utgår ifrån Upphandlingsmyndighetens modell "Inköpsprocessen i aktivt samspel".
Processkiss
I bildspelet visas en uppdelad skiss av delprocessen Realisera och följa upp. Bläddra mellan de olika delarna av delprocessen med piltangenterna som visas när du håller musen ovanför bilden.
Delprocessen ”Realisera och följa upp” utgår ifrån att ni har ett beslut om förändring/ utveckling som ska realiseras. Har ni följt tidigare steg i processen så har ni en nyttorealiseringsplan till er hjälp. Ska ni göra ett inköp är det i denna delprocess som ni detaljerar nulägesbeskrivning, behovs- och målgruppsanalys, marknadsanalys mm för att förbereda er för att upphandla. När ni har genomfört upphandlingen är det dags att implementera både avtal, teknik och nya arbetssätt. Slutligen följer ni upp både avtal och tjänst och säkerställer att både avtalet fungerar och att IoT-tjänsten levererar de nyttor ni vill uppnå.
Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess i tre zoner
Bilden beskriver “Inköpsprocessen i aktivt samspel”, där det strategiska inslaget utgörs av kopplingen mellan inköp och i första hand styrning mot organisationens mål, övrig verksamhet, omvärld och leverantörsmarknad. Inköpsprocessen är uppdelad i tre zoner och i denna delprocess av vägledningen kommer begreppet zon att användas.
Genom att ni lägger tid på zon 1 "Förbereda" innan zon 2 "Upphandla" har ni goda förutsättningar för ett avtal som möter organisationens behov och mål. Zonen "Förbereda" med stegen "Planera", "Kartlägga" och "Analysera" är omfattande, både i aktiviteter och tid och det illustreras i bilden.
Introduktion till Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess, UHM
Inköpsprocessen är en del i den strategiska styrningen för att uppnå god kvalitet och effektivt resursutnyttjande. Både Upphandlingsmyndigheten och SKR beskriver varför och hur ni kan arbeta med strategiskt inköpsabete. Dessa websidor kan komplettera processen.
Nationella upphandlingsstrategin, UHM
Strategisk upphandling, försörjningsstrategi
Upphandlingsmyndigheten har en frågeportal. Där ger de stöd kring upphandlingens regelverk, praktik och hållbarhetsaspekter. I frågeportalen kan du söka på tidigare ställda frågor, chatta eller ringa till dem.
Konkreta tips om upphandlingsprocessen
SKR har tidigare publicerat Upphandling välfärdsteknik 3.0 som följer Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess. I den kan ni ta del av konkreta exempel utifrån välfärdsteknik. Exempel som kan vara användbara även för andra.
Upphandling av välfärdsteknik 3.0
Resultat från delprocessen Realisera och följ upp
- Etablerad och använd IoT-tjänst
- Fungerande avtal
- Realiserade nyttor
Aktivitet: Planera
Börja planera det fortsatta arbetet, vilket företrädesvis genomförs i projektform med ett eller flera projekt beroende på omfattning och organisationens storlek. Se till att arbetsgrupper bemannas med olika kompetenser för att säkerställa att olika perspektiv tas om hand. Avsätt tid och resurser för att planera och genomföra fördjupad kartläggning och analys av behov, krav, marknad och risker. I vilken ordning aktiviteterna genomförs kan variera och i många fall utförs de parallellt. Aktiviteter behövs också för att komma fram till upphandlingsstrategi, strategi för kommande avtal och beslut om totalentreprenad, del eller helt egenutveckling.
Råd
- Förbered fortsatt arbete genom att gå igenom Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess.
Inköpsprocessen steg för steg, UHM - Använd SKR:s checklista "Inför upphandling" som stöd.
Inför upphandling, checklista - Ta stöd av vägledningens HUKI för att bemanna arbetsgrupper. Värdera om ni har specifik kompetens inom IoT/it-upphandling inom er organisation. Om inte överväg att ta in konsult som stöd och för att lära.
- Gör en grov planering för zonerna "förbereda", "upphandla" och "realisera". Detaljera tid- och aktivitetsplan för de olika stegen när det är aktuellt.
- Om organisationen inte redan har etablerat kontakt med andra kommuner / regioner är det av stor vikt att göra det nu.
- Sök kontakter och goda exempel via Dela Digitalt.
DelaDigitalt
Exempel, välfärdsteknik
I detta exempel finns specifika råd och rekommendationer kring välfärdsteknik.
Välfärdsteknik, strategiska val kring omfattning
I Vägledning upphandla välfärdsteknik 3.0 finns en checklista som stöd för att uppnå en trygg leverans (sidan 77–78)
HUKI
Huvudansvarig
- Verksamhetsutvecklare
Utförare
- Verksamhetsutvecklare
- It-organisation
- Upphandlingsansvarig
Aktivitet: Kartlägga och analysera
Kartlägga och analysera är viktig för det fortsatta arbetet. Ni utgår ifrån resultatet av arbetet i delprocesserna Identifiera och Specificera och planera. Det ni ska göra är att uppdatera, fördjupa och detaljera tidigare kartläggningar, analyser och risker. Syftet med fördjupningarna är att få kontroll över och förståelse för vilka krav, villkor och kriterier som senare ska formuleras i upphandlingsdokumentationen. Resultatet är också underlag till beslut om upphandlingsstrategi.
Det kan också underlätta internt samarbete då ni blir uppmärksammade på vilka olika leveranser som behövs från aktörer inom organisationen. Det kan vara bra att skapa en behovs -och kravlista som uppdateras kontinuerligt och används under arbetet för att minska risken för att behov och krav inte omhändertas.
Det är viktigt, precis som i tidigare skeden i processen, att kompetenser och tid avsätts till detta kartläggnings- och analysarbete. Tänk på att om för lite resurser avsätts för kartläggning och analys så riskerar zonerna upphandling och realisera att vila på osäker grund och kan kräva mer tid och resurser för att genomföra.
Exempel på underlag som behöver fördjupas:
- Nulägeanalys
- Behovsanalys och målgruppsbeskrivning
- Marknadsanalys och dialog
- Riskanalys
Gå igenom ert valda business case och komplettera med kunskap från fördjupning och detaljering av till exempel nuläge-, behov- och marknadsanalys.
Upphandlingsmyndigheten beskriver konkret de olika stegen i fasen Kartlägga och analysera ur ett upphandlingsperspektiv. På Upphandlingsmyndighetens webbplats finns fördjupade vägledningar och exempel på hur de olika stegen kan genomföras.
Fördjupad nulägesanalys
I delprocessen "Identifiera" påbörjades nulägeskartläggningar som nu i denna delprocess behöver fördjupas och detaljeras inom till exempel följande områden:
- Beroenden till andra verksamheter, projekt, befintliga system.
- Arkitektoniskt nuläge avseende it, verksamhet, infrastruktur, GIS med mera.
- Dela data/öppen data.
- Arbetsrätt och arbetsmiljö.
- Förändring i arbetsformer och arbetssätt.
Exempel IoT
När det gäller IoT-tjänster kräver de ofta avtal med flera involverade parter. Hur avtal hänger ihop är en del i en nulägeskartläggning. Det kan till exempel vara:
- Leverantör av sensorer (ofta flera leverantörer)
- Leverantör av drift, installation, service av sensorer (kan vara flera leverantörer)
- Leverantör av drift och/eller förvaltning för ”vanlig” it
- Leverantör av brukarapplikation (det som i RefARK kallas tillämpning)
- Leverantör av som sköter drift och/eller förvaltning av mellanvara, tex IoT-tjänst eller IoT-plattform
- Leverantör av konnektivitet (mobiloperatör, stadsnät, etcetera)
För en välfungerande IoT-miljö behöver avtalen för respektive del hänga ihop. Respektive leverantörs ansvar behöver vara tydligt definierade så att helheten fungerar. Ett troligt scenario är också att leverantörer har olika avtalstider och/eller att leverantörer tillkommer eller tas bort under IoT-tjänstens livstid, därför är det viktigt att i varje avtal skapa en flexibilitet. Denna flexibilitet kan bestå i olika saker, till exempel:
- Deltagande i förvaltningsforum.
- Möjlighet till omförhandlande av omfattning av avtal (och då i definierade delar) eller avslut av vissa tjänster i ett avtal.
- Exit-strategier, vad händer när beställare och leverantör avslutar avtalet (vilken information ska överlämnas och på vilka format).
- Krav kring utveckling av tjänster till leverantörens lösning.
Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS), Riksarkivet
Checklista systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
Utbildning: Förändringsledning välfärdsteknik – hur gör man?
Förändringsledning i tre steg, Ekonomistyrningsverket
Handbok förändringsledning, Region Östergötland (PDF)
Fördjupad behovsanalys och målgruppsbeskrivning
Ni kan göra en fördjupad behovskartläggning utifrån ingående behov i beslutat business case. Öka kunskapen om behoven och få med mer detaljer så att ni förstår det verkliga problemet. Metoderna är de samma, till exempel intervjuer, workshops och observationer av användare i deras vardag för att förstå problem, behov och beteenden på ett djupare plan. Det är viktigt att ni hela tiden återkommer till vilka behov som ska tillgodoses vid införandet av IoT-tjänst, och när detta ska ske. Det gäller både vilka typer av behov som ska prioriteras, och i hur funktionskrav formuleras, krav på användbarhet, uppdelning mellan funktioner som ska vara krav och funktioner som kan utgöra tilldelningskriterier etcetera.
Att ta fram en målgruppsbeskrivning har beskrivits tidigare i delprocessen "Identifiera". I detta steg kan ni behöva ta ett omtag alternativt fördjupa eller förtydliga målgruppen(erna) för den tänkta IoT-tjänsten. En målgruppsbeskrivning bör beskriva mål och kritiska beteendemönster hos potentiella användare för att säkerställa att organisationen upphandlar rätt tjänst med hög grad av användbarhet.
Det är vanligt att en verksamhets olika yrkesroller har skilda behov av tjänster. En målgrupp som ofta glöms bort är systemadministratörer, de som i framtiden ska administrera och anpassa tjänsten till verksamheten. Tjänster som är svåra att administrera är ofta en stor källa till irritation och försämrad arbetsmiljö. Med IoT-tjänster tillkommer också ofta nya användargrupper, till exempel:
- Servicetekniker som ska serva sensorer
- Installatörer som ska installera sensorer
- Övervakningspersonal (övervaka sensorer och informationsflöden)
Exempel Välfärdsteknik: Kartlägga nuläge
Viktningsmodell användbarhet (Excel) Excel, 29 kB.
Upphandlingsstrategi
Syftet med upphandlingsstrategin är bland annat att tydliggöra syfte och mål med upphandlingen baserat på tidigare förberedelser så som nulägeanalys, behovsanalys och marknadsanalys. En upphandlingsstrategi syftar också till att förankra upphandlingens innehåll, omfattning och metod hos er som beställare och andra intressenter.
Exempel på innehåll i en upphandlingsstrategi är:
- Bakgrund, syfte och mål med upphandlingen (med eventuell hänvisning till de tidigare analyserna)
- Strategi och metodval (exempelvis upphandlingsförfarande, avtalstyp och avtalstid, utvärderingsgrund och kravinriktning)
- Upphandlingsprojektets delmoment och tidplan samt projektorganisation
Utifrån de tidigare analyserna behöver ni göra en bedömning av vilka upphandlingsförfaranden som är lämpligast och möjliga utifrån till exempel upphandlingens komplexitet och upphandlingens värde.
Observera: Uppdelning av upphandlingen inte tillåten
Det är inte är tillåtet att dela upp en upphandling för att värdet på inköpet ska understiga tröskelvärdena.
Beräkna värdet på upphandlingen och välja upphandlingsförfarande, UHM
Välja upphandlingsförfarande, UHM
Alternativa upphandlingsförfarande
Råd
- Gör ett genomtänkt val avseende hur stora resurser som detta kartläggningsarbete ska tilldelas.
- Gör ett strategiskt val av vilka kompetenser och aktiviteter som kan behövas för att kartlägga behovsbilden och säkra användbarheten i det som ska upphandlas.
- Behöver arbetsgrupp utökas förändras?
- Uppdatera behovslista och kravlista kontinuerligt.
- Ha en kontinuerlig och nära dialog med marknaden. Iaktta särskilt LOU:s grundprinciper om likabehandling och öppenhet i dialogen.
- Med IoT-tjänster följer också behov av nya arbetsformer och arbetssätt kring installation, service och underhåll. Besluta hur behovet ska tillgodoses.
HUKI
Huvudansvarig
- Verksamhetsutvecklare
Utför
- Arbetsgrupp
Konsulteras
- Användare
- Jurist
Aktivitet: Upphandla
I Upphandlingsmyndighetens Inköpsprocess zon1 och denna väglednings steg ”Kartlägga och analysera” har ni tagit beslut om olika vägval. Nu ska upphandlingsdokumentationen färdigställas. Vilket upphandlingsförfarande som ni använder påverkar hur upphandlingen genomförs. Zonen Upphandla en IoT-tjänst skiljer sig inte från andra upphandlingar. Därför hänvisar vi främst till organisationens gängse upphandlingsrutiner för detta steg. Upphandlingsmyndigheten har både översiktliga och detaljerade vägledningar samt support som underlättar för den upphandlande myndigheten att göra rätt.
Aktiviteter som ingår i zonen Upphandling
- Utforma upphandlingsdokument
- Annonsera upphandlingen
- Pröva och utvärdera anbuden
- Tilldela avtalet
- Avsluta upphandlingen
Ge anbudsgivarna en tydlig bild av förutsättningar och verksamhetens uppdrag. En kort beskrivning av kommunen/regionen, hur organisationen ser ut och var i organisationen upphandlingen sker. Det som kan synas självklart för kommunen/regionen kan behöva beskrivas tydligt och förutsättningslöst för anbudsgivarna så att de har god förståelse för kontexten som upphandlingen genomförs i. Ta med viktiga förutsättningar som till exempel eventuella förändringar av kommunens/ regionens uppdrag, ge hänvisningar till förändringar till exempel av SKR framtagna rekommendationer, lagar eller liknande. Beskriv vilka verksamhetsområden som är aktuella och eventuell framtida "uppskalning" samt den totala omfattningen. Var så tydlig som möjligt!
Exempel Välfärdsteknik: Beskriva uppdrag och förutsättningar
Funktionskrav vs detaljkrav
Skriv fler funktionskrav istället för detaljkrav för att ge möjlighet till fler förslag på lösningar. Lösningar som kan ge positiva effekter såsom besparingar, bättre kvalitet och ökad effektivitet samt en bättre konkurrens.
Ett krav behöver vara tydligt så att:
- En anbudsgivare förstår vad som ska levereras, när, hur och på vilket sätt.
- Ni som beställare kan verifiera att leverans ägt rum enligt kravet
En IoT-tjänst kan ställa krav på olika leverantörer. Inte bara den leverantör som upphandlas utan också befintliga driftleverantörer, befintliga mobiltelefonileverantörer eller på intern it-organisation. Alla dessa krav behöver sammanställas, dokumenteras, beslutas och verkställas. En konsekvens om detta inte görs är att nödvändiga beställningar hos till exempel it-organisationen inte görs vilket kan försena och fördyra projektet.
Ni behöver skapa transparens i hur leverantören levererar sin IoT-tjänst, till exempel genom krav på dokumentation, granskningar, inspektioner, certificeringar etcetera. Detta behöver framgå i kravspecifikationen.
Funktionskrav i upphandling, UHM
Exempel Välfärdsteknik: Funktionskrav, kravställan
Test och leveransgodkännande
Ingår inte omfattande tester i verklig miljö före tilldelningen så reglera i avtalsvillkoren en tydlig beskrivning av när och hur detta leveransgodkännande ska ske och vad som händer om leveransen inte blir godkänd. Reglera villkoren för leveransgodkännande i upphandlingsdokumentationen.
Exempel på steg för test och leveransgodkännande
Uppföljning av leverantörsavtal
Avtalsuppföljning är ett verktyg för att säkerställa att leverantörer uppfyller de krav och kriterier som ställts under upphandlingen och att ni får det som förväntas under hela avtalsperioden. Hur uppföljningar ska göras och på vilket sätt dessa ska genomföras ska finnas med som krav i upphandlingen.
Upphandlingsmyndigheten ger konkret stöd:
Uppföljning underhållskontrakt, UHM
Avtalsförvaltning och uppföljning – vad innebär det, UHM
I Vägledning upphandla välfärdsteknik 3.0 finns erfarenheter och exempel utifrån välfärdsteknik (sidan 72 ff.).
Upphandling av välfärdsteknik 3.0
Annonseringstid
Ju mer innovationsinriktad och komplex upphandlingen är, till exempel omfattande olika funktioner, olika verksamhetsområden, etcetera desto längre annonseringstid kan behövas för att få in fler och väl utformade anbud. Många upphandlingar genomförs under stor tidsnöd och det kan vara frestande att ha kortast tillåtna annonseringstid, vilket alltså avrådes från. Ni gör ett medvetet val av hur lång annonseringstid som krävs, utifrån hur komplex upphandlingen är och hur lång tid leverantören kan antas behöva för att utarbeta ett anbud.
Frågor att ta ställning till
Upphandlingsdokumenten fastställs med stöd av det arbete som genomförts. Samtliga krav som ställts i upphandlingen ska vara förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna.
Tabell: Medvetna val i upphandlingen
I tabellen nedan är exempel på frågor att resonera omkring för att ni ska göra medvetna val I Vägledning upphandla välfärdsteknik 3.0 (sidan 35 ff.) kan ni få exempel på vad olika val kan få för konsekvenser.
Tabellen består av två kolumner. Scrolla höger eller vänd din enhet till horisontellt läge för bästa visningsupplevelse.
Krav på leverantören | Exempelvis krav på ekonomisk och finansiell ställning, teknisk och yrkesmässig kapacitet. Viktigt med medvetna val baserade på marknads- och riskanalys så att kraven varken blir för höga eller för låga. När ni ställer kvalificeringskraven bör ni fundera på om dessa krav kommer att ha en avsedd effekt. Fundera igenom vilka krav som är relevanta för den aktuella upphandlingen och hur dessa krav ska styrkas. Utgå från ert behov. |
Grund för utvärdering | I upphandlingsdokumenten ska det anges vilken utvärderingsgrund och vilka tilldelningskriterier som den upphandlande organisationen kommer använda för att identifiera det mest fördelaktiga anbudet. |
Förhållningssätt till ny och kommande teknik | Vill kommunen vara med i framkant och bidra till utveckling av ny teknik eller upphandla beprövade lösningar? |
Beskrivning av tekniska förutsättningar som gäller för anbudsgivarna | Nuvarande teknik som ska vara kvar, teknisk infrastruktur för bland annat datakommunikation (tillgång till Wifi-nät, mobilnätstäckning, bredbandsutbyggnad, etcetera), lokaler i särskilt boende, installation lokalt eller centralt. |
Funktionskrav | Vilka funktioner efterfrågas, vilka är krav och vilka är kriterier? |
Öppna tekniska gränssnitt | Accepteras proprietära lösningar eller ställs krav på någon form av öppna tjänster? |
Sammanhållen tjänst | Vilka funktioner ska hanteras som en sammanhållen tjänst med gemensamt gränssnitt för användning och administration?
Informationssäkerhet med krav på tillgänglighet, riktighet och konfidentialitet samt ett personuppgiftsbiträdesavtal som ska gälla när avtal tecknats. |
Pröva avtalsvillkor | Ett komplett avtal ska finnas med i upphandlingsdokumenten. Köper kommunen/regionen en vara eller en tjänst? Hur lång avtalstid och finns det förlängningsoptioner? |
Råd
- Tänk på krav och kriterier för arkivering och avveckling.
- Vid avslutad upphandling gör en utvärdering/ "lessons learned" för att ta tillvara de erfarenheter ni fått inför nästa upphandling. Dokumentera.
Frågor att reflektera över innan ni tar beslut om upphandlingsdokumentationen
- Har vi gjort en korrekt behovsanalys?
- Bidrar inköpet till kommunens långsiktiga mål?
- Vad har dialogen med marknaden visat?
- Har vi ställt krav som funktion och resultat?
- Har vi en bra och konkret plan för avtalsuppföljning och avtalsförvaltning, att vi får det vi har betalt för?
HUKI
Huvudansvarig
- Upphandlingsansvarig
Utförare
- Arbetsgrupp
- Verksamhetsägare/ Beställare (tecknar avtal)
Aktivitet: Implementera avtal
När ni genomfört upphandlingen och tecknat avtal startar Zon 3 i inköpsprocessen och det är nu det upphandlade avtalet ska realiseras. Det är nu ni ska implementera avtalet i organisationen samt förvalta och följa upp så att ni når de mål som satts upp för upphandlingen. Upphandlingsmyndigheten ger vägledning i implementering av avtalet.
HUKI
Huvudansvarig
- Verksamhetsägare/ Beställare
Utförare
- Arbetsgrupp
- Verksamhetsutvecklare
- Avtalsuppföljare
- Uppföljningsansvarig
- Upphandlingsansvarig
- It-organisation
- Projektledare för implementering av IoT-tjänst
Informeras
- Verksamhetsnära personal
Aktivitet: Implementera teknik för IoT-tjänst
Partnerskap är avgörande för att få en framgångsrik implementation. Att ha realistiska förväntningar, engagerande samarbete mellan IT och verksamheterna samt att se till att intern it fungerar sömlöst med externa partnerskap är nyckeln till att lyckats med implementation av IoT.
Innan ni börjar implementera, samla ett team från berörda avdelningar för att tänka igenom implementationen i detalj. IoT involverar många olika system som interagerar med varandra, vilket innebär att ni kommer att behöva människor med olika expertis.
HUKI
Huvudansvarig
- Projektledare för implementering av IoT-tjänst
Utförare
- It-organisation
- Leverantör
- Verksamhetsnära personal
Aktivitet: Implementera eller införa IoT-tjänst och nya arbetssätt/arbetsformer
Genomför insatser som ska säkerställa att den nya IoT-tjänst som levererats används och identifierade nyttor realiseras. Ni behöver ha en förändringsledning som på ett strukturerat tillvägagångssätt ledsagar individer, grupper och organisationer från nuläget till ett önskvärt framtida läge.
Alla insatser som tar sikte på att få till ett förändrat beteende hos:
- medarbetarna i organisationen
- invånare som ska använda en IoT-tjänst
- andra aktörer
Detta är det viktigaste inom förändringsledning. Genomför de insatser som är planerade i ert införandeprojekt.
Verktyg och metod för förändringsledning
Förändringsledning välfärdsteknik – hur gör man?
Förändringsledning i tre steg, Ekonomistyrningsverket
HUKI
Huvudansvarig
- Projektledare för implementering av IoT-tjänst
Utförare
- Användare
- Verksamhetsutvecklare
- Verksamhetsnära personal
Aktivitet: Använda IoT-tjänst
För att ni ska kunna säkerställa användningen så introducera nya användare i arbetssätt och teknik, uppdatera och kompetensutveckla användare i nyheter. Följ upp arbetssätt och arbetsformer regelbundet med målgruppen. Ett tips är att använda avvikelser och förbättringsförslag som grund för förbättring. Kontrollera att avvikelse- och förbättringsförslagsprocesser är en del i ert ledningssystem.
Exempel Välfärdsteknik
Norska KS har arbetat fram en Helhetlig tjänstemodell. Hämta inspiration från den. SKR deltar just nu i en utredning om denna modell ska översättas och anpassas efter den svenska kontexten.
HUKI
Utförare
- Användare
- Verksamhetsnära personal
Aktivitet: Förvalta, underhålla och drifta IoT-tjänst
Respektive organisation förvaltar IoT-tjänst enligt egen förvaltningsmodell.
Exempel Välfärdsteknik
Norska KS har arbetat fram en Helhetlig tjänstemodell. Hämta inspiration från den. SKR deltar just nu i en utredning om denna modell ska översättas och anpassas efter den svenska kontexten.
HUKI
Utförare
- It-organisation
Aktivitet: Följa upp och förvalta avtal
En ofta eftersatt del av inköpsprocessen är förvaltningen under avtalsperioden. Många gånger har resurser avsatts för arbetet fram till och med implementering men sedan kan avtalsförvaltningen hamna lite mellan stolarna mellan upphandlingsenhet och verksamhet. Det gäller inte minst planeringen inför kommande upphandling som ofta inleds väl sent och leder till tidsbrist och otillåtna avtalsförlängningar.
HUKI
Huvudansvarig
- Avtalsuppföljare (rollen tillsätts i aktiviteten ”Implementera avtal”)
Utförare
- Avtalsuppföljare
- Controller
- Leverantör
Konsulteras
- Upphandlingsansvarig
Informeras
- Verksamhetsägare/ Beställare
Aktivitet: Följa upp IoT-tjänst
Det är viktigt att er uppföljning av nyttor sker inom det befintliga styr- och ledningssystemet. Ett tips kan vara att ni kan följa upp gentemot de principer och krav som återfinns i RefARKs material.
Är nyttor realiserade?
Följ upp nyttor inom det befintliga styr- och ledningssystemet i organisationen med till exempel resultatdialoger. Skapa inte en parallell uppföljningsorganisation och särskild rutin för just nyttor.
I kapitel 4 i vägledningen för nyttorealisering står:
att ett ”lyckat projekt” innebär inte enbart lyckad projektleverans inom utsatt tid, till uppskattad kostnad och önskad kvalitet. Det som gör ett projekt lyckat är när dess resultat har lett till den eller de mätbara förbättringar som avsågs, dvs att nyttan med förändringen är realiserad. Efter genomförda mognadsmätningar hos olika myndigheter kan det konstateras att det är ganska vanligt att förändringsinsatser i organisationer upphör i och med att ett projekt levererar möjliggörare och avslutas. Myndigheterna arbetar oftast inte aktivt för att realisera nyttor eller med uppföljning av förväntade nyttor. Ledningen vet alltså inte med säkerhet vilken nytta som skapas med de förändringsinsatser som bedrivs och ofta tar det längre tid än det skulle behöva göra för att få till en förändring.
HUKI
Huvudansvarig
- Uppföljningsansvarig (rollen tillsätts i aktiviteten ”Implementera avtal”)
Utförare
- Controller
- Leverantör
- Informationsägare
- It-organisation
Konsulteras
- Verksamhetsnära personal
Informeras
- Verksamhetsägare/ Beställare
Aktivitet: Avveckla
Planera för hur arkivering och avslut görs innan upphandlingen genomförs så att eventuella krav på leverantören kan ställas. Vid avveckling så följ organisationens dokumenthanteringsplan/ informationshanteringsplan, rutiner för att arkivering och avveckling.
Kontakta oss
Kontaktformulär SKR